B2B-webshop checklist voor groothandels: alle essentiële onderdelen

Zoek je op wat er in een B2B-webshop moet zitten, dan krijg je al snel een lijst met features. Quick order, AI, personalisatie, headless. Klinkt mooi, maar voor een groothandel draait het om iets anders: betrouwbaar bestellen met de juiste prijs, het juiste assortiment en de juiste afspraken.

Deze checklist is geen platform-vergelijking en geen verkooppraat. Het is een overzicht van wat wij bij groothandels keer op keer terugzien als essentieel. Niet alles is bij elke groothandel even zwaar, maar mis je meerdere punten, dan wordt je webshop snel een digitale catalogus in plaats van een echt bestelkanaal.

We splitsen bewust twee dingen: wat je webshop moet kunnen tonen en valideren, en wat je ERP leidt. Die koppeling is voor B2B geen luxe.

B2C vs. B2B: wat is het verschil?

Nog steeds wordt een B2C-webshop gekopieerd en voorzien van een inlogknop. De verwachtingen van zakelijke klanten liggen anders.

1. Inloggen, klantaccount en klantspecifiek assortiment

In B2C is browsen zonder account normaal. In B2B is dat anders. Je klant is een bedrijf met afspraken, artikelnummers, prijslijsten en soms meerdere bestellers binnen één organisatie.

Een B2B-webshop begint bij een klantaccount. Ingelogde gebruikers zien hun eigen prijzen, orderhistorie en vaak ook een ander assortiment dan andere klanten. Niet elke groothandel verkoopt alles aan iedereen. Sommige producten zijn klant- of groepsspecifiek, seizoensgebonden of alleen op aanvraag.

Checklist:

• Inloggen op bedrijfsniveau (één bedrijfsaccount, meerdere gebruikers)
• Goedkeuring van nieuwe klanten, handmatig of via CRM of ERP
• Rollen en rechten: inkoper, admin, alleen-kijken, soms goedkeurder
• Klantspecifiek assortiment: alleen producten tonen die de klant mag bestellen
• Beveiligde omgeving als prijzen en voorraad niet publiek mogen zijn

Zonder dit blijft je webshop een digitale etalage. Handig om naar te verwijzen, maar geen vervanging van je orderproces.

2. ERP leidend

Bijna alles wat je B2B-klant merkt aan prijzen, betaalafspraken, krediet en BTW komt niet uit je webshop zelf. Het komt uit je ERP. Voor groothandels is dat de basis waarop een serieuze webshop gebouwd moet worden.

Je webshop is het bestelkanaal. Je ERP is de bron van waarheid. Betaaltermijnen, kredietlimieten, minimale orderwaarde, verzendkosten per klantgroep, BTW-tarieven en verleggen: dat leeft in je bedrijfssysteem en wordt via een koppeling naar de webshop gestuurd.

Checklist: wat je ERP leidt

• Klantstamgegevens, inclusief BTW-nummer en factuuradres
• Klantspecifieke prijzen en staffelkortingen
• Betaaltermijnen en toegestane betaalmethoden per klant
• Kredietlimiet en openstaand saldo (met blokkade bij checkout indien nodig)
• Minimale orderwaarde en verzendregels
• BTW-behandeling en verleggen op basis van klanttype en land
• Voorraadstatus en levertijden (waar gekoppeld)
• Orderverwerking, facturatie en voorraadmutaties na plaatsing

De rol van je webshop: de juiste data tonen, valideren op het juiste moment (zoals een VIES-check) en de order foutloos terugsturen naar je ERP.

3. Klantspecifieke prijzen en staffels

Twee klanten kijken naar hetzelfde product en zien een andere prijs. Soms door contractafspraken, soms door volume, soms door klantgroep.

Als je webshop één publieke prijs toont, verliest een zakelijke klant het vertrouwen. Hij weet dat de prijs op het scherm niet klopt met zijn factuur. Dan belt hij liever.

Checklist:

• Prijzen per klant of klantgroep
• Staffelkortingen (bijvoorbeeld vanaf 10, 50 of 100 stuks)
• Nettoprijzen exclusief of inclusief BTW, consistent en duidelijk
• Meerdere prijslijsten waar nodig (export, project, actie, contract)

De data komt uit je ERP. Handmatig bijhouden werkt tot je groeit. Daarna wordt het foutgevoelig en duur.

4. Bestellijsten, herbestellen en orderhistorie

Veel groothandels focussen op herbestellen, maar bestellijsten zijn minstens zo belangrijk. Het verschil:

• Herbestellen: dezelfde eerdere order opnieuw plaatsen
• Bestellijst: een vaste of samengestelde lijst met producten die regelmatig besteld worden
• Projectlijst: tijdelijke lijst voor een bouwproject, seizoen of campagne

Denk aan een klant die elke week dezelfde 40 artikelen bestelt, maar niet altijd in dezelfde volgorde of hoeveelheid. Of een inkoper die een lijst deelt met collega’s op andere vestigingen. Zonder bestellijsten blijft zoeken en samenstellen handwerk.

Checklist:

• Vaste bestellijsten per klant of account
• Herbestellen vanuit orderhistorie in één of enkele klikken
• Orderhistorie met ordernummer, datum, status en orderregels
• Bestellijsten beheren en delen binnen het bedrijfsaccount
• Orderbevestiging en factuur downloadbaar of via klantportaal

Als bestellen trager is dan bellen, wint de telefoon.

5. Offertes, goedkeuring en direct bestellen

Niet elke B2B-order is een directe aankoop. Soms wil een klant eerst een offerte. Soms moet een manager een order goedkeuren voordat deze wordt verstuurd.

Checklist:

• Direct bestellen voor standaardproducten met vaste prijzen
• Offerte aanvragen voor maatwerk, grote volumes of projecten
• Winkelwagen naar offerte: klant vult mand, jij stuurt offerte terug
• Interne order-goedkeuring (inkoper plaatst, manager keurt goed)
• Duidelijke orderstatus: concept, ingediend, in behandeling, geleverd

Alleen direct bestellen werkt voor simpele groothandels. Alleen offertes werkt voor niemand met haast.

6. Voorraad, levertijd en backorder

B2B-klanten plannen vooruit. Ze willen weten: is het op voorraad? Zo niet, wanneer dan? Kan ik een deel nu bestellen en de rest later ontvangen?

Checklist:

• Actuele voorraadstatus (op voorraad, beperkt, op bestelling)
• Verwachte levertijd bij niet-voorradige artikelen
• Backorder waar dat past bij je proces
• Melding vóór checkout als een artikel niet leverbaar is

Voorraad hoeft niet seconde-accuraat te zijn, maar wel betrouwbaar genoeg om op te plannen.

7. Betaaltermijnen, BTW-validatie en facturatie

B2B draait op andere commerciële regels. Op rekening, betaaltermijn, minimale orderwaarde en klantspecifieke verzendkosten horen bij de standaard verwachting.

BTW-nummer validatie (VIES) controleert of het nummer van je klant bestaat en actief is. BTW verleggen (reverse charge) geldt bij intracommunautaire B2B-leveringen binnen de EU. Je webshop moet dit automatisch herkennen en correct op order en factuur verwerken.

Checklist:

• Betaalmethoden voor B2B: op rekening, SEPA, soms vooruitbetaling
• Klantspecifieke betaaltermijnen (14, 30 of 60 dagen)
• Minimale orderwaarde en verzendregels per klantgroep
• BTW-nummer validatie bij registratie of checkout
• Automatisch BTW verleggen bij geldige zakelijke klanten
• Correcte BTW-weergave op order, factuur en account
• Opslag van gevalideerd BTW-nummer en factuurgegevens per klant

8. Zoeken, bulk bestellen en artikelnummers

Je klant zoekt op artikelnummer, EAN, merknaam of een intern nummer dat alleen bij hem geldt. Bij grote orders wil hij niet 200 regels handmatig invoeren.

Checklist:

• Zoeken op artikelnummer, naam, EAN en klantspecifiek nummer
• Filters op merk, categorie en technische eigenschappen
• CSV-upload of bulk-order voor grote orderlijsten
• Snel bestellen op artikelnummer (quick order) waar relevant

Bij 5.000+ SKU’s en frequente herorders is bulk geen extra. Het is dagelijks gebruik.

9. Meerdere afleveradressen

Groothandels leveren aan hoofdkantoor, vestigingen, projectlocaties of bouwplaatsen. Je klant verwacht dat hij bij het afrekenen het juiste afleveradres kiest, met de juiste verzendkosten en eventueel een andere levertijd.

Checklist:

• Meerdere afleveradressen per bedrijfsaccount
• Standaard- en projectadressen beheren
• Verzendregels per adres of regio (via ERP waar mogelijk)

Wat je niet nodig hebt in fase 1

Niet alles hoeft meteen. Dit kun je later toevoegen:

• Meertalige shops in meerdere landen
• Geavanceerde marketing automation
• Volledig headless met custom app
• AI-aanbevelingen en personalisatie
• Marktplaats-integraties

Begin met betrouwbaar bestellen voor je bestaande klanten. Uitbreiden kan als de basis werkt.

De complete B2B-webshop checklist

Gebruik deze checklist om je huidige of geplande webshop te toetsen:

• Klantaccount met rollen en rechten
• Klantspecifiek assortiment
• ERP-koppeling als bron van waarheid
• Klantspecifieke prijzen en staffels
• Bestellijsten en herbestellen
• Orderhistorie en orderstatus
• Offertes en interne goedkeuring
• Voorraad en levertijd
• B2B-betaaltermijnen en kredietlimiet
• BTW-validatie en verleggen
• Zoeken op artikelnummer en bulk bestellen
• Meerdere afleveradressen

Mis je er drie of meer? Dan is je webshop waarschijnlijk nog geen volwaardig B2B-kanaal.

Veelgestelde vragen over B2B-webshops

Wat is het verschil tussen een B2B-webshop en een bestelportaal?
Een B2B-webshop richt zich ook op vindbaarheid en groei. Een bestelportaal is vooral bedoeld voor bestaande klanten die snel willen herbestellen. Veel groothandels combineren beide.

Moet een B2B-webshop gekoppeld zijn aan een ERP?
Voor serieuze groothandels vrijwel altijd ja. Zonder koppeling ontstaat dubbel werk bij prijzen, voorraad, BTW en orderverwerking.

Wat zijn bestellijsten in een B2B-webshop?
Vaste of samengestelde lijsten met producten die een klant regelmatig bestelt. Anders dan herbestellen, waarbij je een eerdere order kopieert.

Is Shopware geschikt voor B2B-webshops?
Ja, Shopware biedt een sterke B2B-basis met klantgroepen, prijsregels en API-koppelingen. Maatwerk en ERP-integratie zijn bij groothandels vrijwel altijd nodig.

Waarom dit past bij Shopware en maatwerk

Shopware 6 biedt een sterke B2B-basis: klantgroepen, prijsregels, rule builder en API-first architectuur. Maar elke groothandel heeft andere prijslogica, koppelingen en processen.

Daarom zien wij bijna altijd Shopware als fundament, aangevuld met maatwerk voor ERP-koppelingen, bestellijsten en klantspecifieke flows. Dat bouwen we bij Clover4 voor groothandels die online willen schalen.

Lees ook: 10 checkpunten voor groothandels die online willen schalen en onze pagina over e-commerce voor groothandels.

Conclusie

Een B2B-webshop is geen webshop met een inlogknop. Het is een digitaal verlengstuk van je verkoop- en orderproces, met dezelfde afspraken, prijzen en betrouwbaarheid die je klant gewend is.

De kern: het juiste assortiment, de juiste prijs, voor de juiste klant, met het juiste bestelgemak. En een ERP dat leidend blijft.

Benieuwd wat dit betekent voor jouw groothandel? Plan een kennismaking.